Individuelle Hilfe erhalten Ratsuchende zunächst die ausgewählten Bereiche Rente und Familienleistungen in Frankreich und Deutschland. Später sollen die Beraterinnen auch bei Kfz-Angelegenheiten und in Bezug zur Schweiz unterstützen.

Die Hilfe umfasst auch die oftmals noch zwingende Antragstellung in Papierform. Der Fokus liegt jedoch auf der Hilfe bei der Registrierung zu Online-Verfahren und der Begleitung bis zum Abschicken des Online-Antrags.

Je nach Bedarf können sich Ratsuchende zunächst bei einer der INFOBESTen zur individuellen Lebenslage beraten lassen und anschließend – falls erforderlich – einen Termin zur Unterstützung bei den Antragsstellungen vereinbaren. Wenn die erforderlichen Anträge und Formulare schon bekannt sind, kann auch direkt ein Termin vereinbart werden.

Termine zur Unterstützung bei Antragsstellung erhalten Ratsuchende über die nächstgelegenen INFOBEST:

• INFOBEST PAMINA
• INFOBEST Kehl/Strasbourg
• INFOBEST Vogelgrun/Breisach
• INFOBEST PALMRAIN

Persönlich, per Mail oder telefonisch begleiten die Berater:innen dann die Antragsstellungen der Kund:innen auf Deutsch oder Französisch und helfen bei inhaltlichen oder sprachlichen Fragen weiter. So erhalten die Ratsuchenden umfassende Unterstützung von der Erstberatung bis zum ausgefüllten Antrag.

Konkret werden die einzelnen INFOBEST-Standorte sowie deren Netzwerk durch das Projekt INFOBEST 4.0 mehr Synergien im Bereich Koordination und Kommunikation nutzen können. Mit einer Anpassung an das digitale Zeitalter werden die Arbeitsweisen im Netzwerk effizienter. Die größte Neuerung im Beratungsservice besteht darin, dass Ratsuchende gezielt und individuell Unterstützung beim Ausfüllen ihrer Anträge erhalten werden. Um die Umsetzung kümmert sich ein Projektteam innerhalb von drei Jahren ab Projektstart am 1. Oktober 2023.

Die Projektkonzeption besteht aus drei Säulen:

Säule 1: Stärkung des grenzüberschreitenden lokalen Bürgerservice

Vor Ort, per Telefon und E-Mail werden Ratsuchende gezielt, individuell und mehrsprachig beim Ausfüllen ihrer grenzüberschreitenden (Online-)Anträge durch dafür geschulte Berater:innen unterstützt (siehe oben).

Dieser neue Service geht über das bisherige Angebot (Information und Lebenslagenberatung) der INFOBESTen hinaus. Langfristig sollen die Bürger:innen bei INFOBEST alle grenzüberschreitenden administrativen Schritte erledigen können, was die Hochschule Kehl mit einer wissenschaftlichen Studie begleitet.

Säule 2: Digitalisierung

Um den Kund:innen ein zeitgemäßes und intuitives Informationsangebot zur Verfügung zu stellen, wird das Projektteam ein Online-Tool entwickeln, welches in einem ersten Schritt Antworten für Grenzgänger und später dann auf die verschiedensten grenzüberschreitenden Sachverhalte und Konstellationen gibt.

Auch die gemeinsame Website des INFOBEST-Netzwerks soll neue bedarfsorientierte Funktionen bekommen und am Handy genauso leicht zu bedienen sein, wie am Computer.

In einer neu zu entwickelnden Wissensdatenbank werden zunächst die INFOBEST-Mitarbeitenden und später ggf. zahlreiche kooperierende Partner:innen ihr Fachwissen systematisch teilen können. So kann die Zeit für Recherche für die Mitarbeitenden und damit die Wartezeit für die Anfragenden verringert werden.

Säule 3: Koordination und Kommunikation

Das neue Projektteam wird die einzelnen INFOBESTen – wo es sinnvoll ist – stärker miteinander verknüpfen und das Netzwerk betreffende Aufgaben zu koordinieren. Es achtet darauf, keine Doppelstrukturen, sondern mehr Synergien im Netzwerk und mit kooperierenden Stellen zu schaffen. Die Hochschule Kehl wird dazu verbindliche Kooperationsvereinbarungen zwischen den INFOBESTen und nationalen Behörden ausarbeiten. Diese Vernetzung wird die Arbeit effizienter gestalten und so unmittelbar den Bürger:innen zugutekommen. Darüber hinaus erhalten die INFOBESTen durch eine genauer abgestimmte Außenkommunikation eine erhöhte Sichtbarkeit, sodass das Serviceangebot künftig noch mehr und gezielter Bürger:innen erreicht.

Hintergrund: Wofür braucht es das Projekt?

Die vier INFOBESTen sind seit über 25 Jahren etablierte Informations- und Beratungsstellen für grenzüberschreitende Fragen am Oberrhein. Insbesondere die Corona-Pandemie hat nochmals die Unverzichtbarkeit der INFOBESTen für die Menschen, Behörden und Unternehmen in der Oberrheinregion aufgezeigt.

Ihre Strukturen sowie die personelle und finanzielle Ausstattung sind seit ihrer Gründung jedoch weitestgehend unverändert geblieben, obwohl die Anfragen immer zahlreicher und komplexer werden und immer mehr Handlungsbedarf im Bereich Digitalisierung besteht. Durch die zunehmende Digitalisierung von Verwaltungen und Kassen sind diese für Bürger:innen wie auch für die INFOBESTen immer schwieriger zu erreichen und  feste Ansprechpersonen, insbesondere für komplexe grenzüberschreitende Antragsverfahren und Problematiken, seltener zu finden. Gleichzeitig sind die INFOBESTen so überlastet, dass sie ihren vielfältigen Aufgaben und der Netzwerkarbeit oft nur noch in eingeschränktem Umfang gerecht werden können.

Innerhalb von drei Jahren soll die Informations- und Beratungstätigkeit der INFOBESTen durch das Projekt INFOBEST 4.0 qualitativ wie quantitativ weiterentwickelt worden sein.

Gegen Ende des Projekts erfolgt eine Evaluation der erreichten Ziele und eine Auswertung der Erfahrungen der INFOBESTen. Die Begleitstudie der Hochschule Kehl soll helfen neu zu überlegen, wie zukunftsfähige INFOBESTen aussehen sollen.

Projektteam

• Dr. Claudia Le Clerc, Kundenberaterin
• Perrine Grunenwald, Kundenberaterin

• Michael Großer, Referent für Digitalisierung und Wissensmanagement
• Dr. Stephanie Hamdan, Referentin für Digitalisierung und Wissensmanagement

• Mathilde Gauss, Koordinationsreferentin
• Floran Groneberg, Projektmanager
• Felicia Herr, Kommunikationsreferentin

Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl

• Prof. Dr. Michael Frey, Professorenstelle
• Sarah Herrmann, wissenschaftliche Mitarbeiterin
• Tobias Heyduk, wissenschaftlicher Mitarbeiter